(Poste permanent à temps plein à pourvoir immédiatement)
Sous la supervision de la vice-présidente, Affaires publiques et corporatives, vous aurez à effectuer le travail de secrétariat corporatif lié au conseil d’administration et aux différents comités de la Chambre. Vous serez également responsable de la gestion des ententes contractuelles avec les différents ordres de gouvernement.
La personne retenue devra notamment :
- Convoquer et organiser les réunions des conseils et comités suivants :
- Conseil d’administration,
- Comité exécutif,
- Comité finances et audit,
- Comité ressources humaines,
- Comité des nominations,
- Comités ad hoc,
- Conseil d’administration de la Fondation de la Chambre;
- En collaboration avec les présidents des conseils d’administration, les présidents des comités et la haute direction, planifier le calendrier des réunions des conseils d’administration et des comités et établir les ordres du jour correspondants;
- Travailler au développement de la documentation pour les réunions des conseils d’administration et des comités, en collaboration avec la haute direction et les présidents des comités;
- Remettre la documentation relative aux réunions des conseils d’administration aux administrateurs en fonction des échéances;
- Assurer le suivi des présences des administrateurs à ces différents comités et veiller à ce que la majorité des administrateurs en fonction soient présents aux réunions dûment convoquées des conseils d’administration et des comités;
- Rédiger les procès-verbaux des rencontres;
- Préparer les résolutions des conseils d’administration et des différents comités de manière à refléter adéquatement les discussions tenues lors des réunions des conseils d’administration et des comités;
- Archiver tous les documents des conseils d’administration et des comités, y compris les procès-verbaux et les résolutions;
- En collaboration avec l’équipe, préparer l’assemblée générale annuelle et les documents nécessaires à la tenue de cette rencontre;
- En collaboration avec les présidents des comités, mettre à jour les mandats des différents comités;
- En collaboration avec le président et chef de la direction, assurer la composition des comités;
- Veiller à la mise à jour de la grille des compétences des administrateurs des conseils d’administration;
- Veiller à la mise à jour des règlements de la Chambre et de sa Fondation;
- Veiller à la mise en œuvre de pratiques assurant une saine gouvernance;
- En collaboration avec les différentes équipes internes, assurer la gestion et la conformité des différentes ententes contractuelles, notamment les ententes de financement avec les organismes gouvernementaux (fédéral ou provincial) et municipaux;
- Toutes autres tâches connexes.
Profil idéal :
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique bureautique ou DEP en secrétariat, avec spécialité juridique (ou expérience équivalente)
- Posséder un minimum de 3 à 5 années d’expérience à titre d’adjoint ou adjointe d’une direction corporative et juridique
- Excellente maîtrise des logiciels de la série MS Office
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
- Démontrer de l’autonomie et un bon esprit d’équipe
- Connaissance de la plateforme numérique Dilitrust (ou similaire), un atout
- Sens de l'organisation et solides compétences administratives
- Excellente connaissance du français parlé et écrit
- Excellente connaissance de l’anglais parlé et écrit
- Professionnalisme, rigueur et souci du détail
- Respect de la confidentialité
- Initiative et autonomie
- Attitude positive et dynamique
Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur CV accompagné d’une lettre de motivation à cv@ccmm.ca.
La date limite pour recevoir les candidatures est le 29 janvier 2019.
Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.