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Contrôle des stocks et inventaire

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Le contrôle des stocks, connu également sous le nom de contrôle de l'inventaire, est utilisé pour montrer quel est le volume de vos stocks à un certain moment et de quelle façon en faire le suivi.

Il s'applique à tout article que vous utilisez pour fabriquer un produit ou fournir un service, des matières premières aux biens finis. Cela couvre le stock à chaque étape du processus de production, de l'achat et de la livraison à l'utilisation et au réapprovisionnement du stock.

Un contrôle des stocks efficace vous permet de détenir le bon volume de stock au bon endroit et au bon moment. Ceci garantit que le capital n'est pas immobilisé inutilement et protège la production si des problèmes surviennent avec la chaîne d'approvisionnement.

Ce guide explique différentes méthodes de contrôle des stocks, vous montre de quelle façon en élaborer un et vous indique à quel endroit trouver davantage d'informations.

Types de stocks

Tout ce que vous utilisez pour fabriquer vos produits, fournir vos services et exploiter votre entreprise fait partie de votre stock.

Il existe quatre principaux types de stocks :

  • les matières premières et les composantes - prêtes à utiliser dans le cadre de la production
  • le travail en cours - stocks de biens non finis en production
  • les biens finis prêts pour la vente
  • les consommables - par exemple, le carburant et la papeterie

Le type de stock peut influencer la quantité que vous devez conserver; voir la page de ce guide sur le volume de stocks que vous devez conserver.

Valeur du stock

Vous pouvez classifier les stocks de façon plus détaillée, en fonction de leur valeur. Par exemple, vous pourriez classer des articles dans des catégories de faible valeur, de valeur moyenne et de grande valeur. Si vos niveaux de stocks sont limités par le capital, ceci vous aidera à planifier les dépenses concernant le nouveau stock et le stock de remplacement.

Vous pouvez choisir de concentrer les ressources dans les domaines de plus grande valeur.

Cependant, les articles à faible coût peuvent être cruciaux pour votre processus de production et ne doivent pas être négligés.

Quel volume de stocks devriez-vous conserver?

La décision concernant le volume de stock à conserver dépend de la taille et de la nature de votre entreprise, ainsi que du type de stock concerné. Si vous manquez d'espace, vous pourriez être en mesure d'acheter du stock en vrac et ensuite de payer des frais à votre fournisseur afin qu'il l'entrepose, et que vous puissiez le demander selon les besoins.

Conserver peu ou aucun stock et négocier avec les fournisseurs afin de livrer le stock lorsque vous en avez besoin

Avantages Inconvénients
Efficace et flexible - vous n'avez que ce dont vous avez besoin, lorsque vous en avez besoin Combler les besoins en matière de stock peut devenir compliqué et coûteux
Des coûts d'entreposage plus faibles Vous pourriez manquer de stock si un problème survenait dans le système
Vous pouvez rester à jour et créer de nouveaux produits sans gaspiller de stock Vous dépendez de l'efficacité de vos fournisseurs

Cela pourrait convenir à votre entreprise si elle est dans un environnement qui bouge vite, dans lequel les produits se développent rapidement, le coût d’achat et d’entreposage du stock est élevé, les articles sont périssables ou la reconstitution du stock est rapide et simple.

Conserver un grand volume de stocks

Avantages Inconvénients
Facile à gérer Coûts d'entreposage et d'assurance plus élevés
Coûts de gestion faibles Certains biens peuvent périr
Vous n'êtes jamais à cours Les stocks peuvent devenir obsolètes avant d'être utilisés
Acheter en vrac peut s'avérer meilleur marché Votre capital est immobilisé

Cela pourrait convenir à votre entreprise si les ventes sont difficiles à prévoir (et qu'il est difficile d'évaluer le volume de stocks dont vous avez besoin et à quel moment vous en aurez besoin), si vous pouvez entreposer beaucoup de stock à peu de frais, s’il est improbable que les composantes ou les matériaux que vous achetez connaissent des développements rapides ou s’il faut beaucoup de temps pour les commander à nouveau.

Les niveaux des stocks dépendent du type de stocks

Il existe quatre types principaux de stocks :

Matières premières et composantes

Posez-vous quelques questions clés afin de vous aider à décider quel volume de stocks vous devriez conserver :

  • L’approvisionnement est-il fiable et d'autres sources sont-elles disponibles?
  • Les composantes sont-elles produites ou livrées en lots?
  • Pouvez-vous prévoir la demande?
  • Le prix est-il stable?
  • Bénéficiez-vous de remises si vous achetez en masse?

Travaux en cours - stocks de biens non finis

La conservation de stocks de biens non finis peut être une façon utile de protéger la production en cas de problèmes en aval de la ligne avec d'autres fournitures.

Biens finis prêts pour la vente

Vous pourriez conserver des stocks de biens non finis lorsque :

  • la demande est assurée
  • les biens sont produits en lots
  • vous répondez à une commande importante

Consommables

Par exemple, le carburant et la papeterie. Le volume de stocks que vous conservez dépendra de facteurs tels que :

  • la fiabilité de l’approvisionnement
  • des prévisions de hausses de prix
  • le caractère stable de la demande
  • des remises pour des achats en masse

Méthodes de contrôle de stocks

Il existe plusieurs méthodes de contrôle des stocks, toutes destinées à fournir un système efficace pour décider de ce qu'il faut commander, quand et quelle quantité il faut commander.

Vous pouvez opter pour une méthode ou pour un mélange de deux méthodes ou davantage si vous possédez différents types de stocks. Pour de plus amples informations, voir la page de ce guide traitant des types de stocks.

  • Niveau minimal de stock - vous identifiez un niveau minimal de stocks et commandez à nouveau lorsque les stocks atteignent ce niveau. Cela est connu sous le nom de niveau de réapprovisionnement.
  • Revue des stocks - vous effectuez périodiquement des revues des stocks. Lors de chaque revue, vous passez une commande afin que les stocks atteignent un niveau prédéterminé.

Juste-à-temps - cela vise à réduire les coûts en réduisant les stocks au minimum. Les articles sont livrés lorsqu'ils sont nécessaires et ils sont utilisés immédiatement. Vous courez le risque d'être à cours de stocks; vous êtes confiant que vos fournisseurs peuvent livrer sur demande.

Ces méthodes peuvent être utilisées en même temps que d'autres processus afin de raffiner le système de contrôle des stocks. Par exemple :

Délai de mise en œuvre d'une nouvelle commande - alloue du temps entre la passation d'une commande et sa réception.

Quantité économique de commande (QEC) - une formule standard utilisée pour arriver à un équilibre entre la conservation d'un stock trop important ou trop faible. Il s'agit d'un calcul plutôt complexe, et vous pourriez trouver plus simple d'utiliser un logiciel de contrôle des stocks.

Contrôle de lot - gérer la production de biens en lots. Vous devez vous assurer que vous avez le bon nombre de composantes pour couvrir vos besoins jusqu'au prochain lot.

Si vos besoins sont prévisibles, vous pouvez commander une quantité fixe de stocks chaque fois que vous passez une commande, ou commander à des intervalles fixes, disons chaque semaine ou chaque mois. En fait, vous placez une commande permanente, vous devez donc garder un œil sur les quantités et les prix.

Premier entré, premier sorti - un système pour garantir que le stock périssable soit utilisé de façon efficace afin qu'il ne se détériore pas. Le stock est identifié au moyen de la date à laquelle il est reçu et avance par chaque étape de production selon un ordre strict.

Systèmes de contrôle des stocks - suivi manuel

L'inventaire physique des stocks implique un inventaire, ou une liste de stocks, et de prendre en note son emplacement et sa valeur. Il s'agit souvent d'un exercice annuel, une sorte de vérification afin d’évaluer la valeur des stocks dans le cadre du processus comptable.

Des codes, y compris des codes à barres, peuvent rendre le processus beaucoup plus facile, mais il peut quand même s'avérer assez coûteux en temps. La vérification plus fréquente du stock, un inventaire permanent, évite un exercice massif annuel, mais nécessite une attention constante tout au long de l'année. L'étiquetage pour l’identification par radiofréquence (IRF) à l'aide de lecteurs portatifs peut représenter une façon simple et efficace d'effectuer une vérification constante de l'inventaire. Voir la page de ce guide traitant de l'utilisation de l'IRF en matière de contrôle d'inventaire, de sécurité du stock et de gestion de la qualité.

Tout système de contrôle des stocks doit vous permettre de :

  • suivre les niveaux de stocks
  • passer des commandes
  • distribuer les stocks

Le système manuel le plus simple est le registre des stocks, qui convient aux petites entreprises comportant peu d'articles en stock. Il vous permet de conserver un journal des stocks reçus et distribués.

Il peut être utilisé en même temps qu'un simple système de réapprovisionnement. Par exemple, la méthode à deux compartiments fonctionne en ayant deux contenants d'articles en stock. Lorsque l'un est vide, il est temps d'utiliser le deuxième casier et de commander davantage de stocks afin de remplir celui qui est vide.

Les fiches de stocks sont utilisées pour les systèmes plus complexes. À chaque type de stock est associée une fiche, contenant des informations telles que :

  • la description
  • la valeur
  • l'emplacement
  • les niveaux de réapprovisionnement, les quantités et les délais de mise en œuvre (si cette méthode est utilisée)
  • les renseignements concernant le fournisseur
  • des informations concernant l'historique des anciens stocks

Des systèmes manuels plus complexes intègrent le codage afin de classer les articles. Les codes peuvent indiquer la valeur des stocks, leur emplacement et de quel lot ils proviennent, ce qui est utile en matière de contrôle de la qualité.

Systèmes de contrôle des stocks - suivi informatisé

Les systèmes informatisés de contrôle des stocks fonctionnent de la même façon que les systèmes manuels, mais ils sont plus flexibles et les informations sont plus faciles à récupérer. Vous pouvez rapidement obtenir une évaluation d'un stock ou trouver de quelle façon un article particulier de stock se déplace.

Un système informatisé est un bon choix pour les entreprises traitant avec de nombreux types de stocks. Parmi d'autres caractéristiques utiles, on peut trouver :

  • L'intégration aux systèmes de comptabilité et de facturation des données relatives au stock et à la tarification. Tous les systèmes s’appuient sur le même ensemble de données, vous n'avez donc qu'à entrer les données une seule fois. Le traitement des bons de commande et le traitement des bons d'achat peuvent être intégrés au système pour que le stock s'équilibre et que les statistiques soient automatiquement mises à jour au fur et à mesure que les commandes sont traitées.
  • La surveillance automatique du stock, déclenchant des commandes lorsque le niveau de nouvelle commande est atteint.
  • Le contrôle automatique du lot si vous produisez des biens en lots.
  • L'identification des fournisseurs les moins chers et les plus rapides.
  • Les systèmes de codes à barres qui accélèrent le traitement et l'enregistrement. Le logiciel imprimera et lira les codes à barres provenant de votre ordinateur.
  • L'identification par radiofréquence (IRF) qui permet de suivre les composantes ou les produits individuels tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Voir la page de ce guide traitant de l'utilisation de l'IRF pour le contrôle de l'inventaire, la sécurité du stock et la gestion et de la qualité.

Le système ne sera aussi bon que les données qui y sont entrées. Faites un inventaire approfondi avant qu'il n'entre en service afin de garantir des chiffres exacts. Il est préférable de faire fonctionner l'ancien système en même temps que le nouveau pendant un certain temps, ce qui vous offre une sauvegarde et vous permet de vérifier le nouveau système et de régler tout problème.

Choisir un système

Il existe un grand nombre de systèmes logiciels disponibles. Parlez à d'autres personnes dans votre secteur d'activité du logiciel qu'ils utilisent, ou communiquez avec votre association professionnelle pour obtenir des conseils.

Rédigez une liste de vos exigences. Par exemple, vos besoins peuvent comprendre :

  • prix multiples pour des articles
  • des prix en diverses devises
  • une mise à jour automatique, la sélection de groupes d'articles à mettre à jour, la mise à jour d'un seul article
  • l'utilisation de plus d'un entrepôt
  • la capacité de s'adapter à vos besoins changeants
  • le contrôle de la qualité et le suivi des lots
  • l'intégration à d'autres progiciels
  • plusieurs utilisateurs en même temps

Évitez de choisir un logiciel qui soit trop compliqué pour vos besoins, car ce sera une perte de temps et d'argent.

Utilisation de l'IRF pour le contrôle de l'inventaire, sécurité du stock et gestion de la qualité

L'identification par radiofréquence (IRF) permet à une entreprise d'identifier des produits et composantes individuels et de les suivre tout au long de la chaîne d'approvisionnement, de la production au point de vente.

Une étiquette IRPF est une minuscule puce, plus une petite antenne, qui peut contenir une gamme d'informations numériques concernant l'article donné. Les étiquettes sont encapsulées dans du plastique, du papier ou un matériau similaire, et sont fixées au produit ou à son emballage, à une palette ou à un contenant ou même à un fourgon ou à un camion de livraison.

L'étiquette est interrogée par un lecteur IRF qui transmet et reçoit des signaux radio provenant de l'étiquette et se dirigeant vers celle-ci. Les lecteurs peuvent se classer par taille, d'un dispositif portatif à un « portail » à travers duquel plusieurs dispositifs étiquetés peuvent être passés en même temps, p. ex., sur une palette. Les informations que le lecteur recueille sont assemblées et traitées en utilisant un logiciel informatique particulier. Les lecteurs peuvent être placés dans différentes positions au sein d'un entrepôt afin de montrer le moment où les biens sont déplacés, offrant un contrôle d'inventaire constant.

L'utilisation d'un étiquetage IRF pour le contrôle des stocks offre plusieurs avantages par rapport à d'autres méthodes telles que les codes à barres :

  • les étiquettes peuvent être lues à distance, souvent à une distance de plusieurs mètres
  • plusieurs étiquettes peuvent être lues en même temps permettant qu'une charge de palette complète de produits soit vérifiée de façon simultanée
  • les étiquettes peuvent se voir donner des codes d'identification uniques, pour que des produits individuels puissent être suivis
  • certains types d'étiquettes peuvent être modifiées, permettant que des informations concernant des articles soient mises à jour, p. ex., lorsqu'ils sont déplacés d'une partie à une autre de l'usine

L'étiquetage IRF peut être utilisé :

  • pour éviter le surstockage ou le sousstockage d'un produit ou d'une composante
  • pour la sécurité du stock, en positionnant des lecteurs d'étiquettes à des points à risque élevé, tels que les sorties, et en les faisant déclencher des alarmes
  • pour le contrôle de la qualité, particulièrement si vous fabriquez ou stockez des articles ayant une durée de vie limitée

Les coûts associés à l'étiquetage IRF ont chuté au cours des dernières années, et continuent de chuter, afin que le processus soit à la portée de davantage d'entreprises. Les avantages d'un contrôle des stocks plus efficace et d'une meilleure sécurité le rendent particulièrement attrayant pour les détaillants, les grossistes ou les distributeurs qui stockent une grande gamme d'articles, et pour les fabricants qui fabriquent de grandes quantités de produits pour différents clients.

Sécurité des stocks

Pour conserver le stock en sécurité, vous devez savoir ce que vous avez, où il est situé et combien il vaut; de bons enregistrements sont donc essentiels. Le stock qui est portatif, sur lequel n'est pas apposé le logo de l'entreprise ou qui est facile à vendre, est particulièrement à risque.

Voleurs et voleurs à l'étalage

Un voleur venant de l'extérieur est une menace évidente. Vérifiez la sécurité aux alentours de vos locaux pour que le risque soit minimal. Dans un magasin, les voleurs peuvent voler en groupes, certains faisant diversion pendant que d'autres s'emparent des biens. Apprenez à votre personnel à être vigilant et à reconnaître un tel comportement. Mettez sur pied une politique claire et assurez-vous que le personnel soit formé pour traiter avec des voleurs.

Offrir d'aider un client si vous avez des doutes empêchera souvent un vol. Évitez d'utiliser des mots de confrontation comme « voler » si vous devez approcher une personne soupçonnée de vol, et évitez de vous placer dans une situation dangereuse.

Protégez votre stock

  • Identifiez et marquez l'équipement portatif coûteux (tels que les ordinateurs). Si possible, équipez le stock de valeur avec des étiquettes de sécurité, telles que des étiquettes d'identification par radiofréquence, qui feront sonner une alarme si elles sont déplacées.
  • Ne laissez pas l'équipement traîner après la livraison. Placez-le dans un endroit sûr, enregistrez-le et rangez l'emballage. C'est une bonne idée d'éliminer l'emballage de façon sécuritaire. Le fait de laisser les cartons à la vue peut constituer de la réclame pour les voleurs.
  • Effectuez des inventaires périodiquement.
  • Placez une télévision en circuit fermé dans les stationnements et aux autres emplacements clés.

Vol commis par le personnel

Le vol commis par les employés peut parfois représenter un problème. Afin d'éviter ceci :

  • Formez le personnel sur vos systèmes de sécurité et vos politiques et procédures en matière disciplinaire. Une formation concernant le coût du vol des stocks aidera, car un grand nombre de personnes ne sont pas conscientes des implications en matière de chiffre d'affaires de la société et de sécurité de l'emploi.
  • Élaborez des procédures afin d'empêcher le vol. Le personnel assumant des responsabilités financières ne doit pas être responsable des registres des stocks.
  • Limitez l'accès aux dépôts de vente, entrepôts et aux armoires de papeterie.
  • Changez périodiquement le personnel chargé du contrôle des stocks afin d'éviter la collusion ou les mauvaises pratiques.

Contrôler la qualité de votre stock

Le contrôle de la qualité représente un aspect vital du contrôle des stocks, particulièrement en raison du fait qu'il peut avoir une influence sur la sécurité des clients ou la qualité du produit fini.

Un contrôle des stocks efficace doit comprendre un suivi des stocks et un suivi des lots. Cela signifie être en mesure de retracer un article particulier en aval ou en amont, de la source au produit fini, et d'identifier les autres articles dans le lot.

Les biens doivent être vérifiés systématiquement en ce qui concerne la qualité, les fautes doivent être identifiées et le lot touché doit être retiré. Cela vous permettra de soulever tout problème avec votre fournisseur et en même temps de démontrer la sécurité et la qualité de votre produit.

Avec un bon système informatisé de contrôle des stocks, ce genre de suivi est relativement simple. Les méthodes manuelles de contrôle des stocks peuvent également utiliser des codes afin de systématiser le suivi et de faciliter le retraçage de lots particuliers.

L'identification par radiofréquence (IRF) peut être utilisée afin de stocker des informations concernant la date de fabrication d'un produit ou d'une composante, pour s'assurer qu'il soit vendu ou traité en temps voulu. Le système peut également être utilisé pour retracer des produits défectueux rapidement et efficacement. Voir la page de ce guide traitant de l'utilisation de l'IRF pour le contrôle de l'inventaire, la sécurité des stocks et la gestion de la qualité.

Gestion du contrôle des stocks

Il existe un grand nombre de tâches administratives associées au contrôle des stocks. Selon la taille et la complexité de votre entreprise, elles peuvent être effectuées dans le cadre des fonctions d'un gestionnaire, ou par un contrôleur des stocks dédié.

Pour des raisons de sécurité, il est de bon usage que différents employés soient responsables des finances et des stocks.

Les documents habituels devant être traités comprennent :

  • les notes de livraison et de fournisseur pour les biens entrants
  • les bons d'achat, les reçus et les notes de crédit
  • les notes de retour
  • les réquisitions et les notes d'émission pour les biens sortants

Le stock peut immobiliser une large partie du capital de votre entreprise, des informations exactes concernant les niveaux et les valeurs de stock sont donc essentielles pour la comptabilité de votre entreprise.

Les chiffres doivent être vérifiés systématiquement soit au moyen d'une vérification normale, inventaire physique des stocks, ou d'un programme continu de vérification des stocks, inventaire permanent.

Si les chiffres ne correspondent pas, vous devez enquêter, car il pourrait y avoir des problèmes de sécurité des stocks ou une panne du système.

Santé et sécurité

Les aspects de santé et de sécurité concernant le contrôle des stocks sont liés à la nature du stock lui-même. Les problèmes tels que le lieu et la façon dont les articles sont entreposés, de quelle façon ils sont déplacés et qui les déplace peuvent être importants, selon les articles.

Vous pourriez avoir du matériel dangereux dans vos locaux, des biens qui se détériorent avec le temps ou des articles qui sont très lourds ou encombrants.


Document original, Stock control and inventory, © Crown copyright 2009
Source : Business Link UK (maintenant GOV.UK/Business)
Adapté pour le Québec par Info entrepreneurs
Traduit par Info entrepreneurs


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