la Chambre de commerce du Montréal métropolitain

Défi Robic

Numériser et automatiser le processus de gestion des ébauches de factures
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Qui est Robic? Quels sont les objectifs de notre entreprise?

Robic est un bureau d’avocats composé de 180 personnes, dont 50 professionnels. Il se spécialise dans la propriété intellectuelle, soit tout ce qui touche aux brevets, marques de commerce, droits d’auteur, dessins industriels, secrets de commerce, ainsi que dans les transactions qui y sont liées et le litige.

Quel problème essayons-nous de résoudre?

Le cabinet Robic gère plus de 40 000 dossiers actifs en tout temps. L’aspect comptabilité des activités du cabinet est géré par un progiciel utilisé par plus de 60 % des firmes d’avocats en Amérique du Nord.

Ce progiciel permet de comptabiliser les feuilles de temps et la facturation, mais il n’est pas conçu pour permettre le suivi, le partage et l’annotation des ébauches de factures (pro forma) entre les différents membres d’une équipe. Or, plusieurs personnes peuvent travailler sur un même dossier et toutes les ébauches de factures doivent être validées, ajustées, révisées et approuvées par plusieurs personnes dans l’équipe.

Cette gestion des ébauches de factures se fait en ce moment par le biais de documents en format papier circulant entre les professionnels, qui les annotent et proposent des ajustements ou des révisions. Ces documents sont ensuite remis aux associés, qui approuvent l’émission des factures pour les clients.

Ce mode de fonctionnement entraîne une perte de productivité importante, en plus d’augmenter les risques d’erreur. Il ne permet pas d’évaluer le temps de cheminement d’un document dans le processus de validation, de le repérer dans l’organisation et de savoir s’il a été traité ou pas par les différents intervenants.

Quels sont nos objectifs?

Robic souhaite numériser le processus de gestion des ébauches de factures et automatiser ces processus en tout ou en partie. La solution doit permettre de répondre à une partie ou à l’ensemble de ces enjeux :

  1. faciliter le suivi des documents dans le processus de facturation;
  2. faciliter l’annotation des ébauches de factures et la résolution des conflits d’interprétation;
  3. conserver des traces des annotations et de leurs auteurs;
  4. gérer les niveaux d’approbation au sein de l’organisation;
  5. faciliter le repérage des ébauches de factures dans l’organisation;
  6. émettre des alertes aux responsables lorsqu’une ébauche de factures n’a pas été traitée dans un délai raisonnable;
  7. présenter, dans un tableau de bord, l’état de la facturation (nombre de factures émises, comptes clients, etc.) à l’intention des dirigeants du cabinet.

Quelle est la cible? À qui s’adresse-t-on?

La solution sera utilisée par tous les professionnels du cabinet et par une grande partie du personnel administratif. Si certains sont habitués à se servir des outils numériques, d’autres le sont beaucoup moins.

La simplicité et la fluidité de l’expérience utilisateur sont essentielles pour favoriser l’adoption de la solution par tous. La solution doit non seulement leur paraître utile, mais aussi être agréable à utiliser.

Quel sera le cadre du projet pilote qui permettra de valider votre solution? Quels sont les indicateurs de succès?

La solution sera testée au sein du département des marques, qui regroupe 21 personnes, dont 8 avocats, 10 parajuristes et 3 commis. Ce groupe utilise couramment les outils numériques et constitue en quelque sorte le segment « adopteurs précoces » du cabinet Robic.

Les indicateurs de succès :

  1. réduction du temps d’approbation requis de l’émission de l’ébauche à l’émission de la facture;
  2. facilitation de la collaboration et de la validation liées aux documents;
  3. rapidité d’adoption de la solution par les 21 personnes du groupe ciblé.

La start-up choisie devra proposer un échéancier réaliste pour le projet pilote.

Quels sont les paramètres et les contraintes?

Le progiciel actuel permet d’exporter des données fichiers en format XML. Dans la mesure du possible, la start-up aura accès à l’ensemble des données brutes dont elle juge avoir besoin pour réaliser le projet pilote.

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