Pour vous aider à améliorer votre productivité et à atteindre vos objectifs annuels, nous vous proposons les 10 trucs pour en faire plus et mieux.
1. Planifiez demain dès maintenant
À la fin de votre journée de travail, prenez le temps de programmer vos tâches du lendemain. Bien préparer et planifier votre charge de travail permet de mieux contrôler le rythme et l’exécution de vos obligations à venir. L’idéal, pour ce faire, est de réserver une plage horaire quotidienne et récurrente dans votre calendrier.
2. Groupez la lecture de vos courriels
Les courriels entrants sont source de distraction. Au lieu de les consulter au fur et à mesure, réservez-vous des moments pour le faire, à raison d’une heure le matin et de deux périodes d’une heure l’après-midi. Rassurez-vous : si un courriel est réellement urgent, vous recevrez bien vite un appel de son expéditeur! Procédez également au tri de vos courriels. Puisque tout ne doit pas toujours être réglé à la seconde près, nous vous conseillons de regrouper vos courriels par thématique (clients, collègues, sollicitations, etc.). Ainsi, vous serez en mesure de bien différencier ce qui doit être résolu rapidement de ce qui peut attendre.
3. Priorisez vos tâches afin d’optimiser votre objectif du jour
C’est la fin des listes contenant des tâches interminables qui viennent court-circuiter l’essentiel : l’atteinte de votre objectif du jour, celui qui vous permettra de conserver une longueur d’avance sur vos compétiteurs. Pour ce faire, toutes les obligations inhérentes à ce but quotidien doivent être mises en œuvre prioritairement.
Enfin, n’oubliez pas la Matrice d’Eisenhower[1], qui, définit en deux axes (l’importance et l’urgence), vous aidera à prioriser et à déléguer vos tâches grâce aux quatre quadrants qui en découlent :
a. Ce qui est important et urgent (à faire en priorité)
b. Ce qui est important, mais non urgent (à planifier ou à déléguer rapidement)
c. Ce qui est urgent, mais non important (à déléguer)
d. Ce qui est non urgent et non important (à reporter ou à supprimer)
4. Aérez-vous l’esprit pour avoir de bonnes idées
Mettez fin à cette hyperactivité superflue en prenant l’air. Sortez à l’extérieur et allez marcher. De cette façon, vous ventilerez votre esprit afin de faire place à de nouvelles et meilleures idées.
5. Sachez vous arrêter pour mieux déléguer
Beaucoup de gens croient à tort que de mettre fin à un travail ardu est un échec. Les vraies questions à se poser sont : cette tâche est-elle vraiment de mon ressort? Devrais-je la déléguer? Ou encore, l’effort que j’y mets en vaut-il vraiment la peine? En concentrant votre force de travail sur ce que vous maîtrisez, vous économiserez du temps et le rendement de votre investissement sera des plus satisfaisants.
6. Cessez de parler. Écoutez!
Laissez votre emploi du temps en plan, s’il le faut, et prenez le temps d’écouter attentivement ce que votre équipe et vos partenaires ont envie d’émettre et d’expliquer. De quelle manière? En posant des questions ouvertes et en accordant un temps de réponse adéquat à vos interlocuteurs. Vous serez grandement surpris de noter toutes les solutions qui émergent de ces échanges.
7. Faites une liste de choses à ne pas faire
Étrange, n’est-ce pas? Et pourtant, en visualisant chaque jour ces choses nuisibles que vous ne devez pas faire et qui vous empêchent d’obtenir une productivité maximale, vous verrez vos bonnes habitudes prendre le dessus graduellement.
8. Utilisez le téléphone pour… téléphoner
Vous passez plusieurs minutes par jour sur votre téléphone intelligent et probablement plus que vous voudriez l’admettre. Pensez à l’avalanche de notifications qui assaillent votre appareil. Lorsque ces avis virtuels surviennent, c’est votre concentration qui en subit les conséquences. Pour remédier à cette diversion technologique, utilisez votre téléphone pour sa principale fonction : téléphoner!
9. Oui, une certaine routine est nécessaire
Avec un peu de bonne volonté et en intégrant à votre routine quotidienne les aspects inévitablement plus monotones de votre travail, ce qui vous déplaît et vous démobilise passera nettement mieux. Pourquoi ne pas agrémenter ce moment d’un bon café ou d’un fond sonore que vous aimez?
10. Priorisez les sprints plutôt que les marathons
Les périodes très intenses pendant lesquelles votre concentration est à son summum sont nettement plus profitables que les longues séquences où votre attention n’est pas parfaitement focalisée. C’est prouvé.
Avec de bonnes périodes de travail, des objectifs clairs et de véritables moments de repos, votre efficacité et, par le fait même, votre productivité seront décuplées. Grâce à ces 10 petits trucs, votre année 2017 sera certainement la plus prolifique de votre carrière.
Continuez les lecture:
-La Matrice d’Eisenhower : « Prioriser l’importance sur l’urgence » , de Mathieu Laferrière, blogueur.
-La productivité en entreprise : « Le pour et le contre des six heures de travail par jour » , d’Isabelle Massé, journaliste à La Presse.